Para quem teve o e-mail como
primeira experiência de comunicação online, a ferramenta parecia uma
forma mágica de se conectar com o mundo.
Anos depois, a tecnologia
já soa ultrapassada. Entre os adolescentes, aplicativos como Snapchat e
WhatsApp fazem mais sucesso e talvez os mais jovens nem lhe respondam
se você tentar falar com eles por e-mail - algo que posso confirmar a
partir de minhas experiências pessoais.
No ambiente de trabalho, o
e-mail também é uma ferramenta útil mas muitas vezes irritante. Uma
razão é o imenso volume de mensagens. Outra, a etiqueta de como escrever
um e-mail ou quem deve estar copiado nele.
Mas há uma pergunta que não quer calar: é possível abrir mão do e-mail?
Como
sinto que passo a maior parte do dia só apagando e-mails, decidi que
deveria fazer um teste a partir da minha própria caixa de entrada. Quão
útil são os e-mails que eu recebo - para mim e para quem me escreve?
Irritação
O
dia escolhido não foi muito movimentado, mais ainda assim recebi 275
e-mails. Destes, 70 eram mensagens internas da minha empresa, muitas
delas enviadas para grupos.
Nada menos do que 19 envolviam uma
discussão sobre se este é o Ano Chinês da Ovelha, Cabra ou Carneiro. O
que era divertido passou a irritante conforme cada um copiava todos os
outros nas suas divagações.
Até que três pessoas enviaram a todos mensagens pedindo o fim daquela discussão - um caso clássico de falta de etiqueta.
Dos
cerca de 200 e-mails recebidos de fora de minha companhia, muitos
haviam sido distribuídos por listas de destinatários nas quais me
inscrevi num passado remoto. Não creio que ainda precise do Informe
Diário da Organização dos Países Exportadores de Petróleo ou do boletim
do site Music Ally sobre a indústria musical.
Ficou claro que eu precisava fazer uma faxina para reduzir o fluxo de mensagens.
Mas
mesmo excluindo as listas de e-mail, sobra a torrente de sugestões de
pauta de assessorias de imprensa sobre histórias que eles acreditam que o
público da BBC precisa conhecer.
Contei 50 e-mails deste tipo,
muitos deles relacionados a uma feira de tecnologia que será realizada
em março em Barcelona. Minha impressão geral é de que alguns assessores
precisam voltar para a escola do e-mail.
"Caro Senhor ou Senhora"
nunca é um bom começo. E quando o e-mail continua com "uma fornecedora
de infraestrutura COTS para redes de telecomunicação e de nuvem está
demonstrando novas e revolucionárias soluções baseadas em NFV e SDN em
colaboração com parceiros da indústria durante o Congresso Mundial de
Telefonia Móvel", a única reação possível é recorrer ao dicionário.
Um
e-mail me perguntava se eu estava "interessado em falar sobre soluções
corporativas de mensageiros"; outro prometia novidades sobre uma
companhia que provê uma "orquestração de políticas de segurança por meio
de uma abordagem automatizada e unificada de gerenciamento de políticas
de segurança através de plataformas heterogêneas".
Num dia normal, eu teria apagado essas mensagens sem sequer bater o olho nelas.
Em
suma: para estas assessorias de imprensa e seus clientes, o e-mail é
uma ferramenta ineficiente de comunicação. Em geral, considero
telefonemas, redes sociais e, acima de tudo, encontros pessoais uma
forma melhor de me conectar com empresas e indivíduos que têm histórias
para contar.
Abandonar ou abraçar?
Então a solução seria desistir completamente do e-mail? Não no curto prazo.
Há
certamente uma série de alternativas. Na minha empresa, por exemplo,
experimentamos diversas novas formas de comunicação. A rede social
corporativa Yammer fez um certo sucesso por um tempo, mas não entro nela
há dez anos.
Às vezes, compartilhamos arquivos do Google ou do
Evernote para coordenar reportagens específicas, e as mensagens enviadas
por nosso sistema interno são a melhor forma de entrar em contato com
uma pessoa imediatamente.
Nas últimas semanas, também estamos
testando um aplicativo chamado Slack, descrito como "a plaforma para
comunicação em equipe", apesar de minha impressão inicial ser a de que
me chegariam ainda mais mensagens diariamente.
Quanto ao velho e
bom e-mail, ainda há mensagens valiosas em meio a todo o lixo
eletrônico, sugestões de pauta mal escritas e mensagens
incompreensíveis. E a ferramenta ainda é essencial para a maioria dos
negócios, então não se pode simplesmente ignorá-la.
A solução pode ser não abandonar o e-mail, mas aperfeiçoá-lo.
De
sua parte, algumas empresas vêm tomando medidas para reduzir o grande
fluxo de correios eletrônicos: a montadora alemã Daimler interrompe o
recebimento de mensagens por funcionários que estão de férias, por
exemplo.
Nós, usuários, também podemos fazer a nossa parte.
Mensagens de e-mails precisam ser curtas, com a linha de assunto tratada
como se fosse uma manchete pela qual o destinatário avaliará se vale a
pena ler a mensagem.
Acima de tudo, precisamos parar e pensar
antes de enviarmos um e-mail para todos os funcionários de nossas
companhias ou a todos os jornalistas de uma lista de contatos.
E
após estas considerações tenho de parar de escrever este artigo - um
alerta no meu computador avisa que um novo e-mail chegou.O sinal
vermelho em minha caixa de entrada às 7h28 diz que tenho 190 mensagens
não lidas, e tenho certeza de que ao menos uma delas contém uma
informação vital.
Mãos à obra.
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